Behind the Scenes: Show Office at the Ride of America

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TSL: Konstanze, since when have you been working in the show office at the Ride of America?

Konstanze Ullmann (KU): I have been doing this for four years now, while studying at university. We are two people working in the show office at this show. In the beginning I was doing the awards presentation at shows when one day the person working in the office cancelled and I had to do it. I used to work at jumping and dressage shows as well.

TSL: What are the main challenges about working in the show office at the RoA?

KU: We have so many tasks: organizing, communicating with the judges and much more. Furthermore, the RoA has its special events, so we need to do a lot of marketing and managing. Always remember: A show is only good if it provides good service which creates good feedback, i.e. increase in entry numbers.

TSL: How much time does it take to plan such a show?

KU: You have to announce the show in the USA in October of the previous year. Afterwards, you have to find a date, sponsors and manage all that. We also have to organize the additional events for the RoA. From May on we answer questions via e-mail and phone and do the entries. One week prior to the show, we create the schedule and the stall plan. All in all it is one month of work.

TSL: Is there something you have to be aware about when working in the show office?

KU: Never take stress personally. Always work customer oriented. It is great if someone helps, but at the RoA the atmosphere is so good and the riders really try to support the office. One advantage of this show is that it is run by a family which makes communication easy.

TSL: Anything you would like to change about this job or the industry in general?

KU: I would love it if more people would do this challenging job. More good, customer oriented shows would lead to a increase in entry numbers which would strengthen the industry. Personally, I would like to have more shows with bigger classes in the north of Germany. And I think, competitors should be aware of the fact that everyone running the show is doing this aside from their regular job.

TSL: Thank you!


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TSL: Konstanze, seit wann arbeitest Du denn schon in der Meldestelle mit? Wie kam es dazu?

Konstanze Ullmann (KU): Ich mache das jetzt mittlerweile seit vier Jahren, neben dem Studium. Auf dem Ride of America machen wir die Meldestelle immer zu zweit. Früher habe ich mich immer um die Schleifen gekümmert, dann wurde ich eines Tages einfach ins kalte Wasser geschmissen, als auf einer Show die Meldestelle ausgefallen ist. Da bin ich dann eingesprungen. Ich habe früher auch schon auf Englisch Turnieren mitgearbeitet.

TSL: Was sind denn die Anforderungen an die Meldestelle hier auf dem RoA?

KU: Die Meldestelle hat vielfältige Aufgaben: die ganze Organisation, Kommunikation mit den Richtern und Ähnliches. Auf dem RoA ist die Besonderheit, dass hier eben nicht nur typische Meldestelleaufgaben, sondern auf Werbung und Veranstalteraufgaben anfallen. Und es ist ganz wichtig: Eine Show lebt von gutem Service und gutem Feedback, also hohen Teilnehmerzahlen.

TSL: Worauf sollte man als Meldestelle achten?

KU: Man darf Stress nicht persönlich nehmen, muss immer service-orientiert arbeiten. Zusätzliche Hilfe ist immer gut, aber auf dem RoA herrscht grundsätzlich gute Stimmung und die Teilnehmer machen auch gut mit. Ein Vorteil am RoA ist, dass die Organisation der Show in Familienhand liegt und so auch die Kommunikationswege kürzer sind.

TSL: Wie viel Zeit braucht man denn, um so eine Show zu planen?

KU: Im Oktober der Vorjahres muss die Anmeldung in den USA erfolgen, dann muss man einen Termin und Sponsoren finden und das alles managen. Beim RoA müssen wir außerdem die zusätzlichen Events organisieren. Ab Mai kümmern wir uns dann um die Nennungen, beantworten Fragen per Mail oder Telefon. Eine Woche vor der Show überarbeiten wir den Zeitplan und machen den Boxenplan. Alles in allem ist es sicher ein Monat Arbeit.

TSL: Hast Du einen Wunsch bezüglich der Meldestellen für die Zukunft?

KU: Es wäre schön, wenn sich mehr Leute an diese Aufgabe herantrauen. So kann man auch den Sport voranbringen – wenn es mehr gute Turniere gibt, die attraktiv sind, und den Sport somit voranbringen. Persönlich wünsche ich mir auch, dass sich die Turnierlandschaft im Norden erholt und die Starterzahlen steigen. Außerdem sollten sich die Teilnehmer bewusst machen, dass alle Helfer den Job nur nebenberuflich machen.

TSL: Danke!

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