A Challenge: Planning a Horse Show as A Trainer

Six days, twelve horses, nine riders and looooots of classes – that is what a “normal” big show for a trainer in our industry can look like. How do they make this work? Besides lots of coffee, good help and motivation one thing is key: structure. We have talked to Franca Bartke and Alexander Eck about how they plan their shows.

What is your first step when planning a show? 

At the beginning of each year, I talk to my clients about the shows we want to attend and I also try to plan which horse will go to which show. By doing that I can tell people, who usually just take lessons or coaching at the show, at which shows I will be available. That also makes it easier to plan how long each horse is going to be in training with me.

As soon as the announcement for the show is online, I already have a list of clients and horses that will come to the show. First, I talk to my clients who have horses in training. I make some suggestions which class would make sense to show the horse in. We are a great team that has been very consistent over the years. I talk to the whole group and make sure who really makes it to the show, whether I should show horses that are not in training and who needs a tack room.

I work with many people who are in the same barn aisle and who I coach at the show, but who don’t have horses in training. In order to make it easier for the show team I always send an e-mail beforehand telling them which horses should be stalled together in one aisle.

Is it easier for you to coach rider from one division or multiple divisions?

Since the pattern are often the same for multiple divisions – e.g. Novice Youth and Novice Amateur – it isn’t that important when it comes to practicing pattern. Right before the class, I like to not have too many people, so I can really focus on the riders that are showing in the class. That also goes for getting the horses ready: It is always easier to have less horse to tack up for one class.

In the end, however, the number of people showing in one division is not an important aspect to me. Everyone shows in the class they want to show in and that is how it is.

If I have multiple clients in a class like Trail, I try to make sure to talk to the doorman or show manager to have multiple horses to show between my clients. They should be as far apart in the draws as possible. It is not always possible, but ideally that gives me enough time for each of my clients.

How do you plan each day at a show? 

We make a rough schedule at the beginning of the show, highlighting the classes and which horses and riders will show in them. That gives a good overview. The night before, as soon as draw lists are posted, we write each class for the upcoming day on a blackboard, including the time the class is about to start.

We also make a plan in order to make sure when each horse has to be ready, when we should put its tail in etc. We also try to talk about who is helping each rider to get ready.

Any advice for our readers when it comes to planning a show?

We always create Whatsapp group for the whole team. That way, we can spread information fast and everyone gets all the information. I would also recommend to get as many things done as possible before the first class someone has to show in starts. We always try to muck out the stalls, feed, lunge, put in fake tails and do lessons as early as possible. A show day hardly goes as planned. In the end, you never have enough time. I always like to know that certain things are done. I’d rather chill out at the end of the day.

I am lucky to have many great people who help my team at the show. My former intern, Mia Svensson, still comes to the shows and she knows how I want things to be done. This is amazing! To anyone who doesn’t have a Mia: Talk to each other, communicate! I’d rather put in five fake tails in the morning than having five people who need help putting the fake tail in right before the class.

Talking to each other makes everything easier. Usually, one group takes care of all the barn stuff in the morning, while the other part of the team can sleep a little longer. In the evening, the latter group will do the barn while the others can go to bed a little bit earlier.

What is your first step when planning a show for your team?

First, I make a distinction between experienced horses and young horses, futurity or green horses. It’s easy with the Senior horses – usually you know what classes they will show in and since the owners show them as well, it usually depends on their wishes, their budget, goals – going to the European Championship or going for a Highpoint title etc.. For the younger horses, we always name a certain level of skill they should have reached by the end of the year – the shows we go to are steps to make that goal happen.

When choosing shows, I look at things like the facility, the fact that they management offers in-hand classes, that there is enough competition that fits the horse’s level of skill.

You have to take the budget into account as well: If I realize that a horse might need more time, I have to tell the owner as soon as possible, so that they can tell me if that is possible with their budget or not. I also talk to those non pros who don’t have their horses in training with me. They can tell me about their plans and we will see how that fits into my schedule.

As soon as I know who will go to which show, I create a Whatsapp group for the whole team. The fact that most of my clients are involved in their horse’s training and come to the show, makes it a lot easier for me. I have to coordinate who does what at the show, who brings stuff for the tack room, chairs, decorations etc. I also have to make sure when we will arrive at the show.

Is it easier for you to have multiple clients who show in one division or rather multiple clients who show in different divisions?

It depends on the show schedule. Each scenario has its pros and cons: If I have multiple clients in one division, it is easier to practice since they will have the same pattern. Getting ready for the class is more stressful in that case, because I have to coach multiple riders. However, if there are multiple riders showing in different divisions, I might have a longer day to prepare everyone for their classes. You see, there are pros and cons, but both scenarios are fun.

How do you plan each show day?

I try to take as much routine as possible to the shows, things the horses know from our training at home. Usually, I plan each day the day before by going through the pattern, checking in with the horse and non pro, their mood and what I have to deal with. During dinner, we will talk about the next day’s schedule and everyone gets their task. I do go through this, before I go to sleep and if there’s something that needs to be changed, I will text it into the group. It all depends on the team, but I have never had problems with that: They are all ambitious and want to give their best.

Alex’ Team

Any advice for our readers?

Preparation starts at home: The horse has to be trained well in order to be able to perform at the show the way I want it to perform. At the show, I want to concentrate on letting the horse get to know its environment. It is important to have all equipment and tack ready, a neatly packed grooming bag – and make sure to prepare this each night at the show, so you just have to pick it up in the morning.

Sechs Tage, zwölf Pferde, neun Reiter – Zahlen wie diese sind für viele Trainer auf großen Turnieren normal. Wie schaffen sie das? Neben viel Kaffee, guten Helferinnen und Helfern sowie viel Motivation ist vor allem eines entscheidend: Struktur. Wir haben mit Franca Bartke und Alexander Eck darüber gesprochen, wie sie Turniere planen.

Was ist dein erster Schritt bei der Turnierplanung?

Anfang des Jahres spreche ich mit meinen Kunden und Pferdebesitzern ab, welche Turniere wir in der entsprechenden Saison gehen wollen und ich versuche auch schon, so gut es geht, die jeweiligen Pferde für die Turniere einzuplanen. Damit kann ich gegebenenfalls Kunden, die auf dem Turnier nur Coaching oder Reitstunden haben wollen, einen Überblick geben, auf welchen Turnieren ich sein werde. Das erleichtert mir auch die Planung, welche Trainingspferde ab welchem Zeitraum bei mir sein sollten.

Kommt dann die Ausschreibung, habe ich dann im Normalfall schon eine Liste von Kunden und Pferden, die mit auf das Turnier gehen. Ich spreche als Erstes mit den Kunden von meinen Trainingspferden ab, welche Klassen ich nennen würde und was Sinn macht, zu showen. Wir haben eine sehr konstante und tolle Turniertruppe zusammen. Ich spreche mich danach mit der Gruppe ab, wer final kommt, ob ich Pferde showen soll, die nicht im Training sind und wer alles eine Tackbox braucht. 

Ich arbeite mit vielen Leuten zusammen, die zwar auf dem Turnier bei uns stehen und Coaching haben, aber die Pferde nicht immer in Beritt sind. Um dem Veranstalter das Leben zu erleichtern und ihn nicht komplett zu verwirren, schreibe ich dann eine Mail mit allen Pferde- und Reiternamen, die zusammen stehen sollen. 

Ist es für dich einfacher, Kunden aus einer Divisionen zu coachen oder aus mehreren?

Da die Pattern auf vielen Turnieren für unterschiedliche Divisionen oft gleich sind – etwa Novice Youth und Novice Amateur – ist das für das Patterntraining nicht so entscheidend. Allerdings habe ich für die direkte Vorbereitung vor einer Klasse eher lieber weniger Leute im Warm-Up-Pen, um mich besser auf diese konzentrieren zu können. Auch wenn es um das Vorbereiten der Pferde für eine Klasse geht, ist es natürlich entspannter, wenn man nicht allzu viele Pferde gleichzeitig fertig machen muss. 

Am Ende ist das aber natürlich kein entscheidendes Kriterium. Durch die Absprachen entscheiden wir, welche Pferd-Reiter-Kombination welche Klassen geht und dann sind es so viele, wie es einfach sind. 

Im Trail beispielsweise versuche ich, gerade auf den großen Shows, mit dem Veranstalter oder dem Doorman zu sprechen, dass meine Kunden gut auf der Startliste verteilt werden. Das ist natürlich nicht immer möglich, aber sichert mir im Idealfall genügend Zeit für jeden Starter. 

Wie planst du dann einen konkreten Turniertag?

Am Anfang des Turniers schreiben wir in einen aktuellen Zeitplan alle Pferde und Reiter, die in der jeweiligen Klasse starten. Das sichert uns bereits am Anfang des Turniers einen Überblick über des gesamten Zeitraum. Am jeweiligen Vorabend, wenn die finalen Zeiten und Starterlisten draußen sind, schreiben wir auf eine Blackboard alle für uns relevanten Klassen mit den jeweiligen Startplätzen und Anfangszeiten der Klassen. 

Außerdem legen wir fest, welches Pferd wann fertig sein muss, das Toupet eingebaut bekommt und sprechen ab, wer wem gegebenenfalls beim Fertigmachen hilft. 

Hast du Tipps für unsere Leser, wie sie einen Turniertag leichter planen können?

Es hat sich in der Vergangenheit bewährt, eine WhatsApp-Gruppe mit dem ganzen Team aufzumachen. Damit können wichtige Informationen schnell und an alle weitergegeben werden. Ich empfehle außerdem, soweit als möglich, alle Arbeiten vor dem ersten Start zu erledigen. Wir versuchen immer, den Stall in der Früh zu machen und anstehende Arbeiten wie Pferde longieren, Schweife einbauen und auch Reitstunden möglichst bald zu machen. Es ist selten der Fall, dass ein Turniertag läuft wie geplant. Im Zweifel hat man immer zu wenig Zeit. Mir hilft das ungemein zu wissen, dass Dinge bereits erledigt sind. Lieber hat man hintenraus etwas Ruhe. 

Ich habe das Glück, oft tolle Turnierhelfer dabei zu haben. Meine ehemalige Praktikantin, Mia Svensson, kommt immer noch mit aufs Turnier und weiß genau, wie ich die Dinge erledigt haben möchte. Das ist natürlich Gold wert. Für alle, die keine Mia haben: Sprecht euch untereinander ab und kommuniziert. Lieber weiß ich, dass ich am Morgen fünf Schweife einbauen muss, als dass fünf Leute direkt vor ihrer Klasse Hilfe brauchen, die so nicht geplant war. 

Eine gute Absprache erleichtert es uns allen, den Turnierstress gut auszuhalten. Oft macht eine Gruppe den Stall am Morgen, dann können die anderen etwas länger schlafen. Dafür versorgt die andere Gruppe die Pferde vor dem Schlafengehen. 

Was ist dein erster Schritt bei der Turnierplanung?

Zu der Planung, welche Trainingspferde wo gestartet werden, unterscheide ich zunächst einmal zwischen den „alten Hasen“ und den Jungpferden, den Futuritypferden oder unerfahrenen Pferden. Bei den Älteren ist es recht simpel, da man ja weiß, was man hat und bei mir sowieso immer in dem Fall die Besitzer mit showen, richtet es sich fast immer nach den Wünschen der Besitzer – das hängt dann von Faktoren wie Urlaub, Budget und den Zielen – also EM, DM, Highpoint etc. – ab. Für andere Gruppe Pferde steht meist am Ende des Jahres ein Ziel an, auf das man sich mit Hilfe der vorherigen Turniere vorbereitet. Dabei achte ich auf Bedingungen auf dem Turniergelände, dass vor allem die In-Hand-Klassen auch angeboten werden und Konkurrenz da ist, die dem Niveau der Ziele am Ende des Jahres auch entspricht. Das Budget ist hier natürlich auch nicht außer Acht zu lassen: Sollte sich das Pferd auf dem ersten Turnier so zeigen, dass zu erwarten ist, dass es seine Zeit braucht, muss man das direkt absprechen. Mit den Non Pros, die ihre Pferde nicht bei mir im Training haben, spreche ich meist im Frühjahr, was sie sich so vorstellen und dann stimmt man das mit meinem Turnierkalender ab. Wenn feststeht, wer alles fährt und was gestartet wird, erstelle ich meist eine WhatsApp-Gruppe mit all denen, die dann auf der Show mit zum Team gehören. Da eigentlich so gut wie alle meine Kunden meist bei der Ausbildung und im Training involviert sind und auch bei den jungen Pferden, die sie noch nicht selbst showen, auch beim Turnier mit dabei sind, erleichtert mir das die Arbeit auf dem Turnier sehr – ich muss dann halt das alles vor und auf der Show koordinieren. Da wird abgesprochen, wer was mitbringt für die Tackbox, Sitzgruppe, Deko – je nach Turnier – wann wir anreisen…

Ist es für dich einfacher Kunden aus einer Division oder mehreren zu haben?

Es kommt ganz auf den Zeitplan an, das kann ich so gar nicht sagen. Es hat alles so sein Für und Wider: Wenn ich jetzt mehrere in einer Division und Klasse habe, ist es meist natürlich einfacher, zu üben, da alle die gleiche Pattern machen müssen und wir das zusammen machen können. Das Vorbereiten auf die Prüfung ist dann auch gemeinsam, das ist dann für mich aber natürlich wesentlich stressiger, als wenn die gleiche Anzahl an Leuten in verschiedenen Divisions starten. Ist Letzteres der Fall, kann der Tag allerdings dann durchaus länger werden. Also so oder so – es hat beides sein Für und Wider und mir macht beides Spaß!

Wie planst du einen Turniertag konkret?

Ich versuche erst einmal, für die Pferde so viel Struktur wie möglich von zuhause mit auf’s Turnier zu bringen, was natürlich nur bedingt möglich ist. Dann beginnt meine Turniertag-Planung eigentlich am Vortag, wenn man die Pattern oder Einzelelemente durchgeht und so in etwa feststellt, wie das Pferd oder der Non Pro drauf ist, also worauf man sich einstellen kann. Dann stimme ich das zusammen mit allen, meist beim Essen, anhand des Zeitplans des morgigen Tages ab, dass jeder weiß was zu tun ist. Oft gehe ich das vor dem Einschlafen noch einmal durch und wenn irgendwas geändert werden muss, schreibe ich es in die Gruppe. Vieles steht und fällt natürlich mit meinem Team – da hatte ich aber noch nie Probleme: Die sind alle sehr ehrgeizig und wollen ja auch den bestmöglichen Erfolg.

Alex’ Team

Hast du einen Tipp in Sachen Planung für unsere Leser?

Die Vorbereitung für den Turniertag beginnt eigentlich zuhause – das Pferd sollte den Ansprüchen des Niveaus, auf dem ich starten will, entsprechend trainiert sein, damit ich mich auf dem Turnier hauptsächlich darauf konzentrieren kann, mein Pferd mit der Umgebung vertraut zu machen und den Stand auch abrufen kann. Desweiteren sollte ich mein Equipment, meine Grooming-Produkte gut sortiert und alles beisammen haben und dies nach jedem Turniertag für den nächsten Tag wieder parat legen.

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